Le spese di rappresentanza di una SRL nel 2026 sono deducibili fino a una percentuale dei ricavi, e solo se pagate con strumenti tracciabili. A novembre la domanda arriva puntuale: cosa si può ancora dedurre prima del 31 dicembre, tra cene con i clienti, regali di Natale e la cena aziendale. In Computis lo sentiamo spesso dagli amministratori di SRL: a novembre si cercano spese da dedurre, quando i numeri dell’anno andavano guardati prima. Qui trovi cosa rientra, quanto si deduce, cosa succede all’IVA e come si trattano gli omaggi ai clienti e ai dipendenti, con un esempio su una SRL.
Spese di rappresentanza: cosa sono e quali rientrano
Le spese di rappresentanza sono le spese per dare gratuitamente beni o servizi a clienti, fornitori o altri terzi, con una finalità promozionale o di pubbliche relazioni. Devono essere ragionevoli rispetto all’obiettivo di portare benefici economici all’impresa, anche solo potenziali, oppure coerenti con le pratiche commerciali del settore.
Un decreto del 2008 ne elenca cinque tipi:
- i viaggi turistici durante i quali l’azienda organizza e svolge davvero attività promozionali significative dei suoi prodotti o servizi
- feste, ricevimenti e altri eventi per ricorrenze aziendali o festività nazionali o religiose, come l’anniversario della società
- feste e ricevimenti per l’inaugurazione di nuove sedi, uffici o stabilimenti
- feste ed eventi organizzati durante mostre e fiere in cui l’azienda espone i suoi prodotti
- ogni altro bene o servizio dato gratis, per esempio gli omaggi ai clienti, compresi i contributi gratuiti a convegni e seminari
Non sono spese di rappresentanza:
- i regali e le feste riservati ai dipendenti, che hanno regole proprie (le trovi più sotto)
- la pubblicità e le sponsorizzazioni
- viaggio, vitto e alloggio offerti a clienti, anche potenziali, per ospitarli a una fiera in cui l’azienda espone i suoi prodotti o in visita alla sede o allo stabilimento: si deducono come costi ordinari, vitto e alloggio al 75%, fuori dal tetto
Spese di rappresentanza o di pubblicità: la differenza
| Spese di rappresentanza | Pubblicità e sponsorizzazioni | |
|---|---|---|
| Chi riceve | clienti, fornitori o altri terzi, gratis | un editore, un’agenzia o un’associazione, pagati per un servizio |
| Obiettivo | relazioni e immagine dell’azienda | far conoscere e vendere prodotti e servizi |
| Deducibilità | entro un tetto sui ricavi | per intero, come gli altri costi dell’anno |
| IVA | di regola non detraibile | detraibile secondo le regole ordinarie |
| Pagamento tracciabile per dedurre | obbligatorio dal 2025 | non richiesto |
Conta il contenuto della spesa, non il nome del conto in cui è registrata. Nei casi dubbi la qualificazione la valuta il commercialista partner, e per una spesa che resta incerta la legge permette di chiedere un parere all’Agenzia delle Entrate con un interpello.
Deducibilità delle spese di rappresentanza nel 2026: il tetto sui ricavi
Le spese di rappresentanza sono deducibili nell’anno in cui si sostengono, entro un tetto calcolato sui ricavi e proventi della gestione caratteristica dello stesso anno, quelli che risultano dalla dichiarazione dei redditi.
| Ricavi e proventi | Percentuale deducibile |
|---|---|
| Fino a 10 milioni di euro | 1,5% |
| Da 10 a 50 milioni, sulla parte eccedente | 0,6% |
| Oltre 50 milioni, sulla parte eccedente | 0,4% |
Le percentuali si applicano per scaglioni e si sommano. Una società con 12 milioni di ricavi ha un tetto di 162.000 euro: 150.000 sui primi 10 milioni e 12.000 sui 2 milioni in più.
Quello che supera il tetto non si deduce: né in quell’anno né negli anni dopo, perché la legge non prevede un riporto. Restano fuori dal tetto gli omaggi di valore unitario fino a 50 euro, che si deducono per intero.
Cene e pranzi con i clienti: deducibilità al 75% e poi nel tetto
Vitto e alloggio offerti ai clienti come rappresentanza seguono due regole in fila. Prima si prende il 75% della spesa, perché le spese di ristoranti e alberghi si deducono in quella misura. Poi quel 75% si somma alle altre spese di rappresentanza, e il totale si confronta con il tetto. Il 25% restante non si deduce in nessun caso: una cena da 400 euro con un cliente porta 300 euro nel tetto.
Esempio di calcolo delle spese di rappresentanza per una SRL
Riprendiamo la SRL di componentistica meccanica delle guide sull’IVA. Nel 2026 prevede 1.800.000 euro di ricavi: il tetto delle spese di rappresentanza è l’1,5%, cioè 27.000 euro. Nell’anno ha sostenuto queste spese, tutte pagate con bonifico o carta tranne una.
| Spesa | Costo | Entra nel tetto | Deducibile | Indeducibile |
|---|---|---|---|---|
| Evento per i 20 anni della società con clienti e fornitori: sala, allestimento e musica, 12.000 € + IVA non detraibile | 14.640 € | 14.640 € | ||
| Catering dello stesso evento, IVA compresa | 8.800 € | 6.600 € (75%) | 2.200 € (25%) | |
| Cene con clienti nell’anno, IVA compresa | 6.000 € | 4.500 € (75%) | 1.500 € (25%) | |
| 15 cofanetti di vino per i clienti principali, 120 € + IVA non detraibile | 2.196 € | 2.196 € | ||
| 120 confezioni regalo con il logo da 40 € + IVA detraibile | 4.800 € | no | 4.800 € | |
| Una cena con un cliente pagata in contanti | 300 € | no | 300 € | |
| Spese nel tetto | 27.936 € | 27.000 € | 936 € (oltre il tetto) | |
| Totale | 36.736 € | 31.800 € | 4.936 € |
Su 36.736 euro spesi la SRL ne deduce 31.800. I 4.936 euro indeducibili costano 1.184,64 euro di IRES in più, al 24%. Il tetto è calcolato sui ricavi stimati: se a fine anno i ricavi sono diversi, cambia anche il tetto.
Quanto vale davvero una deduzione
Una spesa deducibile riduce il reddito su cui si calcola l’imposta, non l’imposta. Con l’IRES ordinaria al 24%, 1.000 euro dedotti fanno pagare 240 euro di imposta in meno: la spesa costa comunque 760 euro. Spendere per dedurre non fa risparmiare. Una cena con un cliente o un regalo di Natale si decidono per ragioni commerciali, e la deduzione viene dopo. A novembre serve di più sapere quanto si è già speso e quanto manca al tetto.
Spese di rappresentanza dal 2025: obbligo di pagamento tracciabile
Dal 2025 le spese di rappresentanza si deducono solo se sono pagate con bonifico bancario o postale o con gli altri strumenti tracciabili: carte di debito, di credito e prepagate, assegni bancari e circolari. Fino al 2024 il mezzo di pagamento non contava, e una cena con un cliente pagata in contanti si deduceva. La regola l’ha introdotta la legge di bilancio 2025, per le spese dal periodo d’imposta 2025: per una SRL con l’esercizio che coincide con l’anno solare, dal 1° gennaio 2025.
La circolare dell’Agenzia delle Entrate di dicembre 2025 ha chiarito tre punti:
- l’obbligo vale anche per le spese sostenute all’estero
- vale anche per l’IRAP
- non vale per pubblicità e sponsorizzazioni, che non sono spese di rappresentanza
Sugli omaggi fino a 50 euro la circolare non dice niente di esplicito, ma la legge lega il pagamento tracciabile a tutte le spese di rappresentanza, compresi gli omaggi. Conviene quindi pagare in modo tracciabile anche quelli.
Cosa tenere come prova:
- la fattura intestata alla SRL
- la prova del pagamento: la ricevuta della carta o la contabile del bonifico, oppure, se mancano, l’estratto conto
- per feste ed eventi, chi erano gli invitati: per qualificare la spesa come rappresentanza l’Agenzia chiede di documentare il tipo di destinatari
Computis è un software di contabilità AI native, con un contabile di Computis che controlla i dati automatizzati dall’AI e il commercialista partner che vede i tuoi stessi numeri, pensato per SRL e PMI. Con il conto collegato, l’AI abbina i pagamenti alle fatture e un contabile di Computis controlla i casi dubbi: è la riconciliazione bancaria. I movimenti senza documento restano in evidenza, così la prova del pagamento si trova accanto alla fattura.
Spese di rappresentanza e IVA: quando si detrae
L’IVA sulle spese di rappresentanza non si detrae. L’unica eccezione riguarda i beni di costo unitario fino a 50 euro: su quelli l’IVA si detrae. L’esclusione vale anche quando, per le imposte sui redditi, la spesa è deducibile solo in parte o resta oltre il tetto.
L’IVA che non si detrae diventa un costo e segue la spesa: se la spesa è di rappresentanza, entra nel tetto insieme al resto. Per questo nell’esempio ogni cofanetto di vino vale 146,40 euro, non 120.
Per ristoranti e alberghi conta a cosa serve la spesa. L’IVA si detrae se la spesa è inerente all’attività e non è rappresentanza, come il pranzo di un dipendente in trasferta di lavoro con la fattura intestata alla società. Non si detrae se è rappresentanza, come la cena offerta a un cliente.
Per i cesti di alimenti e bevande la detrazione va controllata a parte. La legge esclude in generale la detrazione dell’IVA sull’acquisto di cibo e bevande che non sono l’attività dell’azienda: su questo punto conviene sentire il commercialista partner.
| Tipo di spesa | Deducibilità | IVA |
|---|---|---|
| Omaggio di valore unitario fino a 50 € | per intero, fuori dal tetto | detraibile (per cibo e bevande da verificare) |
| Omaggio oltre 50 € | nel tetto | non detraibile |
| Cena o pranzo con clienti | 75%, nel tetto | non detraibile |
| Evento aziendale con clienti e fornitori | nel tetto (catering al 75%) | non detraibile |
| Pubblicità e sponsorizzazioni | per intero | detraibile secondo le regole ordinarie |
Omaggi di Natale ai clienti: deducibilità e IVA
Gli omaggi ai clienti sono spese di rappresentanza, con una regola in più per quelli di valore unitario fino a 50 euro. La differenza tra omaggi e altre spese di rappresentanza è tutta in quella soglia.
Omaggi sotto e sopra i 50 euro
Un omaggio di valore unitario fino a 50 euro si deduce per intero e resta fuori dal tetto, e l’IVA sull’acquisto si detrae. Sopra i 50 euro l’omaggio entra nel tetto per tutto il suo costo, IVA compresa, perché l’IVA non si detrae.
Si guarda il valore dell’omaggio intero, non dei pezzi che lo compongono. Un cesto con tre prodotti da 20 euro l’uno vale 60 euro, ed entra nel tetto. La soglia vale solo per i beni: una cena o un biglietto per un concerto regalati a un cliente entrano nel tetto anche se costano meno di 50 euro.
Per una SRL che detrae l’IVA, nella prassi la soglia si confronta con il costo al netto dell’imposta. Sui casi vicini ai 50 euro conviene un controllo del commercialista partner.
Omaggi di beni prodotti dall’azienda: IVA e autofattura
Se la SRL regala un bene che produce o vende, la cessione gratuita è soggetta a IVA, qualunque sia il valore. Se non addebita l’IVA al cliente, la documenta con un’autofattura con il codice TD27, «fattura per autoconsumo o per cessioni gratuite senza rivalsa», che si registra solo tra le fatture emesse.
Per i beni comprati per regalarli, che l’azienda non produce né vende, la consegna al cliente non è soggetta a IVA, sotto e sopra i 50 euro: non serve emettere fattura.
Omaggi e cena di Natale per i dipendenti: regole diverse
Regali e feste riservati ai dipendenti non sono spese di rappresentanza. Per gli eventi aziendali con soli dipendenti l’ha chiarito l’Agenzia delle Entrate: mancano l’attività promozionale verso l’esterno e il legame con i ricavi che servono alla rappresentanza.
Regali ai dipendenti: costo e fringe benefit
Per la SRL i regali ai dipendenti sono spese per il personale: la legge comprende tra queste anche le liberalità in denaro o in natura ai lavoratori. Si deducono quindi fuori dal tetto della rappresentanza. Per l’IVA sull’acquisto le regole non sono quelle degli omaggi ai clienti, e conviene vederle con il commercialista partner.
Per il dipendente il regalo è un fringe benefit. Nel 2026 i beni e i servizi dati dall’azienda non sono reddito fino a 1.000 euro l’anno in totale, 2.000 euro per chi ha figli fiscalmente a carico. Il regalo di Natale si somma agli altri benefit dell’anno, come i buoni acquisto o i buoni carburante. Prima di scegliere i regali di Natale ai dipendenti, il primo controllo riguarda quanto benefit hanno già ricevuto nel 2026.
La cena aziendale di Natale è deducibile?
Se partecipano solo i dipendenti, la cena di Natale non è una spesa di rappresentanza. Nella prassi viene ricondotta alle spese per la ricreazione della generalità dei dipendenti, deducibili fino al 5 per mille del costo del personale, e per ristorante e catering vale la deduzione al 75%. La qualificazione va valutata con il commercialista partner.
Se partecipano anche clienti o fornitori, la festa può rientrare nelle spese di rappresentanza. Per qualificarla così l’Agenzia chiede di documentare chi erano gli invitati, quindi conviene tenerne l’elenco. Come dividere il costo fra dipendenti e ospiti lo valuta il commercialista partner.
Spese di rappresentanza a fine anno: cosa controllare a novembre
A novembre i numeri per decidere ci sono quasi tutti. La lista da guardare:
- quanto è già stato speso in rappresentanza nel 2026 e quanto manca al tetto, calcolato sui ricavi stimati dell’anno
- quali spese sono state pagate in contanti o non hanno una prova del pagamento tracciabile, e quindi non si deducono
- gli omaggi di Natale: valore unitario, IVA, beni prodotti dall’azienda o comprati, regali ai dipendenti tenuti separati da quelli ai clienti
- la stima delle imposte dell’anno, che serve anche per il secondo acconto IRES di novembre
Questi controlli si fanno bene solo con la contabilità in pari. In Computis le fatture entrano dal cassetto fiscale, l’AI le registra man mano e un contabile di Computis controlla le registrazioni. Nel conto economico vedi ricavi e costi per voce, aggiornati all’ultimo dato. Il commercialista partner parte dagli stessi numeri per valutare con te cosa è rappresentanza e a che punto sei rispetto al tetto, prima di dicembre.
Le domande più frequenti sulle spese di rappresentanza
Qual è il limite di deducibilità delle spese di rappresentanza nel 2026?
Il tetto è l'1,5% dei ricavi e proventi della gestione caratteristica fino a 10 milioni di euro, lo 0,6% sulla parte tra 10 e 50 milioni e lo 0,4% sulla parte oltre 50 milioni. Si calcola sui ricavi dello stesso anno, e quello che lo supera non si deduce nemmeno negli anni successivi.
Gli omaggi ai clienti sono deducibili?
Sì. Quelli di valore unitario fino a 50 euro si deducono per intero, fuori dal tetto sui ricavi. Quelli di valore superiore sono spese di rappresentanza e si deducono entro il tetto. Dal 2025 conviene pagarli in modo tracciabile, con bonifico o carta, perché la legge lega a questa condizione la deduzione delle spese di rappresentanza.
Cosa succede se un omaggio supera i 50 euro?
Entra nel tetto delle spese di rappresentanza per tutto il suo costo, non solo per la parte oltre i 50 euro, e l'IVA sull'acquisto non si detrae: diventa un costo e si somma al resto. Per un cesto conta il valore complessivo, non quello dei singoli prodotti.
La cena aziendale di Natale è deducibile?
Se partecipano solo i dipendenti non è una spesa di rappresentanza. Nella prassi rientra fra le spese per la ricreazione dei dipendenti, deducibili entro il 5 per mille del costo del personale, con la deduzione al 75% per ristorante e catering. La qualificazione va valutata con il commercialista.
Le spese di rappresentanza pagate in contanti sono deducibili?
No, dal 2025. Le spese di rappresentanza si deducono solo se pagate con bonifico, carte di debito, di credito o prepagate, assegni o altri strumenti tracciabili. Fino al 2024 il mezzo di pagamento non contava ai fini della deduzione.