Fatturazione elettronica B2B: la guida pratica per PMI

La merce è partita da due settimane, il cliente chiama perché la fattura non gli risulta, e nella PEC trovi una notifica di scarto dello SDI arrivata cinque giorni fa. Situazioni così capitano in quasi tutte le aziende, prima o poi: la fatturazione elettronica B2B fila liscia finché fila, ma quando qualcosa si inceppa servono risposte rapide. Qui trovi le domande che i titolari di PMI si fanno più spesso, con le risposte operative e, dove il tema è delicato, l'indicazione di quando conviene sentire il proprio consulente.

Cos'è la fatturazione elettronica B2B, in due parole

Ogni fattura tra soggetti IVA italiani passa per il Sistema di Interscambio (SDI), la piattaforma dell'Agenzia delle Entrate che riceve, controlla e recapita i documenti. La fattura non è più un PDF: è un file XML con una struttura precisa, generato dal gestionale, firmato e trasmesso allo SDI, che lo consegna al destinatario. L'obbligo è ormai generalizzato: salvo poche eccezioni residue, riguarda tutte le cessioni di beni e prestazioni di servizi tra partite IVA, forfettari inclusi.

Il punto che cambia la prospettiva rispetto alla fattura cartacea: non conta quando la crei, conta quando lo SDI la accetta. Tutto il resto discende da qui.

Cosa succede se lo SDI scarta la fattura?

Lo SDI esegue controlli formali (partita IVA esistente, campi obbligatori, coerenza dei totali) e, se qualcosa non torna, invia una notifica di scarto, di norma entro cinque giorni dalla trasmissione. Una fattura scartata si considera, in linea generale, come non emessa: non vale per te, non vale per il cliente, non entra nei registri IVA.

Per la correzione, la prassi operativa più diffusa (indicata dall'Agenzia delle Entrate in via interpretativa, non come termine di legge rigido) funziona così:

• Entro 5 giorni dalla notifica di scarto: si ritrasmette la fattura corretta mantenendo, di norma, stesso numero e stessa data del documento originale.

• Oltre i 5 giorni: nella maggior parte dei casi conviene emettere una nuova fattura con nuova data e nuova numerazione, per evitare incoerenze nei registri. Nei casi dubbi, meglio concordare la strada con il proprio commercialista.

L'errore da non fare è ignorare lo scarto: la fattura resta in un limbo in cui il ricavo esiste ma il documento fiscale no.

Codice destinatario o PEC: cosa devo chiedere al cliente?

Per recapitare una fattura B2B servono, in alternativa: il codice destinatario (7 caratteri, associato al canale telematico del gestionale del cliente) oppure il suo indirizzo PEC. Nella pratica il codice destinatario è la scelta più affidabile, perché la consegna via PEC fallisce più facilmente (casella piena, indirizzo cambiato).

C'è però una rete di sicurezza che pochi conoscono: se il cliente ha registrato il proprio recapito nel portale Fatture e Corrispettivi, lo SDI ignora quello che scrivi tu e consegna comunque all'indirizzo registrato. Il consiglio operativo resta lo stesso: chiedi il codice destinatario all'apertura del rapporto, insieme ai dati anagrafici, non dopo aver emesso la fattura.

Quando si considera emessa una fattura elettronica?

La fattura si considera emessa alla data indicata nel campo "Data" del file XML, ma solo se lo SDI la accetta. La ricevuta di consegna (o di impossibilità di consegna) è la prova che il documento è entrato nel circuito. Se lo SDI non riesce a recapitare la fattura al cliente, per esempio per un canale non raggiungibile, la fattura risulta di norma comunque emessa e fiscalmente valida: il documento resta a disposizione del cliente nella sua area riservata, e di norma è buona cura avvisarlo.

Posso correggere una fattura già inviata?

Dipende dallo stato del documento:

• Fattura scartata: in linea generale non è esistita fiscalmente, quindi si corregge e si ritrasmette come visto sopra.

• Fattura consegnata: non si può modificare né richiamare attraverso lo SDI. Per correggere importi, quantità o dati si usa di norma una nota di variazione: nota di credito (TD04) se devi ridurre, nota di debito (TD05) se devi aumentare. Alcune variazioni hanno vincoli e termini specifici, quindi sui casi non banali vale la pena confrontarsi con chi tiene la contabilità.

Confondere i due casi è tra gli errori più frequenti nelle contabilità delle PMI: ritrasmettere una fattura già consegnata genera un doppione nei registri IVA del cliente, con relativa telefonata seccata.

Che differenza c'è tra fattura B2B, B2C e verso la PA?

Il formato XML è lo stesso, cambiano recapito e regole di accettazione:

La differenza più insidiosa è l'ultima: solo la Pubblica Amministrazione può rifiutare una fattura formalmente corretta. Nel B2B il cliente che contesta il contenuto non può respingerla via SDI: si gestisce tutto con note di variazione.

Quanto tempo ho per emettere la fattura?

La regola generale prevede la trasmissione allo SDI entro 12 giorni dall'effettuazione dell'operazione per la fattura immediata. Per la fattura differita, che raggruppa più consegne dello stesso mese documentate da DDT, il termine è di norma il giorno 15 del mese successivo. Superare sistematicamente questi termini espone a sanzioni per tardiva emissione e, sul piano pratico, complica le liquidazioni IVA e la chiusura mensile della contabilità.

Devo conservare le fatture elettroniche? E come?

Sì, e di norma non basta salvare i file su un disco: serve la conservazione digitale a norma, che garantisce integrità e leggibilità dei documenti nel tempo (di norma per 10 anni). L'Agenzia delle Entrate offre un servizio di conservazione gratuito attivabile da Fatture e Corrispettivi, e la maggior parte dei gestionali la include. Il punto da verificare è che l'adesione sia effettivamente attiva: capita di scoprire solo anni dopo che nessuno l'aveva mai attivata.

Come organizzare il processo di fatturazione in azienda

Le domande di questo articolo hanno una radice comune: la fatturazione elettronica va presidiata, perché scarti, note di variazione e termini di emissione non si gestiscono da soli. Le PMI che la vivono con meno attriti tendono ad aver sistemato tre cose:

• Un unico punto di emissione: tutte le fatture partono dallo stesso gestionale, con anagrafiche clienti verificate (codice destinatario incluso) una volta sola.

• Un presidio sugli scarti: qualcuno, o qualcosa, controlla le notifiche SDI ogni giorno, non a fine mese.

• Un flusso diretto verso la contabilità: le fatture emesse e ricevute finiscono nei registri senza passaggi manuali. Cosa comprende esattamente questo lavoro lo abbiamo mappato nella guida alla contabilità di una SRL.

È anche il motivo per cui una parte delle SRL sceglie un commercialista online: fatturazione e contabilità vivono nella stessa piattaforma, gli scarti vengono intercettati subito e il titolare interviene solo sulle anomalie. È il modello con cui lavoriamo anche noi di Computis, ma non è l'unico modo di arrivarci: lo stesso risultato si ottiene con un gestionale ben integrato con lo studio tradizionale. Quello che conta è che qualcuno presidi il flusso, e che il costo complessivo del servizio sia allineato al mercato: i range reali li abbiamo raccolti nell'articolo su quanto costa un commercialista nel 2026, e quei criteri valgono anche per noi.