La conservazione sostitutiva è il processo che permette di conservare documenti informatici — fatture, registri contabili, libri sociali — con valore legale equivalente agli originali cartacei, senza doverli stampare. Non è facoltativa: per le fatture elettroniche transitate via SDI è obbligatoria ed è responsabilità del soggetto emittente o ricevente assicurarne la corretta esecuzione.
Il Codice del Consumo Digitale e le linee guida AgID definiscono i requisiti tecnici per la conservazione a norma. I documenti devono essere conservati in pacchetti di archiviazione (AIP — Archival Information Package) firmati digitalmente con firma qualificata o avanzata e dotati di marca temporale qualificata (riferimento temporale opponibile a terzi). Il sistema di conservazione deve garantire l'integrità, l'autenticità, la leggibilità e la reperibilità dei documenti per tutta la durata dell'obbligo.
La firma digitale qualificata è l'equivalente informatico della firma autografa con valore legale riconosciuto in tutta l'UE. La marca temporale è una prova crittografica che attesta che un documento esisteva in una determinata forma a una data e ora certa, opponibile a terzi — incluso il Fisco. Senza marca temporale, i documenti conservati digitalmente non hanno valore probatorio in caso di contestazione.
Per le fatture elettroniche transitate via SDI, la conservazione deve avvenire entro 3 mesi dal termine di presentazione della dichiarazione dei redditi relativa all'anno di riferimento. In pratica, le fatture del 2025 devono essere in conservazione entro fine settembre 2026 (3 mesi dopo il 30 giugno, termine ordinario per la dichiarazione dei redditi).
La mancata o irregolare conservazione dei documenti fiscali comporta sanzioni che vanno da 1.000 a 50.000 euro per violazione, oltre alla possibile indeducibilità dei costi non documentati in modo corretto. In caso di accertamento fiscale, l'impossibilità di esibire i documenti in formato leggibile equivale alla loro assenza.
In Computis la conservazione sostitutiva è automatica per tutte le fatture elettroniche transitate via SDI. Tramite Acube — conservatore accreditato AgID — ogni documento viene incluso in pacchetti di archiviazione firmati e marcati temporalmente. Non devi fare nulla: il sistema rispetta le scadenze, genera i pacchetti e li rende sempre disponibili per l'ostensione in caso di verifica fiscale. L'archivio è accessibile dalla dashboard con filtri per anno, tipo documento e stato di conservazione.