Riconciliazione bancaria: cos'è, come si fa e come automatizzarla

Venerdì pomeriggio, la responsabile amministrativa di Marmi Serena SRL affianca il gestionale e l'home banking: 48.350 € da una parte, 45.610 € dall'altra. Mancano 2.740 €. Panico? No: è il momento della riconciliazione bancaria.

Cos'è la riconciliazione bancaria (e perché i saldi non coincidono quasi mai)

La riconciliazione bancaria è il confronto periodico tra le registrazioni contabili dell'azienda e i movimenti dell'estratto conto, per verificare che il saldo contabile e il saldo della banca, una volta spiegate le partite in sospeso, coincidano alla stessa data. Di norma si fa a fine mese, quando i conti sono "freddi" e si riesce a fotografare la situazione con precisione.

Per farla servono due documenti, e bastano quelli: l'estratto conto del periodo, cioè quello che la banca ha effettivamente registrato, e la prima nota aggiornata, cioè quello che abbiamo registrato noi. Il confronto è tutto qui: due elenchi di movimenti che dovrebbero raccontare la stessa storia.

Il punto che spiazza chi ci si avvicina la prima volta è che i due saldi non coincidono quasi mai, e nella maggior parte dei casi va benissimo così. Uno scarto non è un ammanco: è quasi sempre una questione di tempistiche. Noi registriamo un incasso il giorno in cui il cliente ci dice di aver pagato, la banca lo contabilizza quando i soldi arrivano davvero. La riconciliazione serve proprio a dare un nome a ogni euro di differenza, non a spaventarsi del totale.

Caccia ai 2.740 euro: l'anatomia di una differenza

Il metodo è semplice e un po' noioso: si spuntano i movimenti uno per uno. Ogni riga della prima nota trova la sua gemella nell'estratto conto e viene depennata da entrambe le parti. Alla fine restano scoperte solo le righe che stanno da una parte e non dall'altra: quelle sono le nostre differenze, le partite in sospeso da spiegare. Vediamo come si scompongono i 2.740 € di Marmi Serena.

I movimenti in transito

La voce più pesante è un incasso da cliente per 2.900 €, una RiBa registrata in prima nota perché la scadenza è arrivata, ma non ancora accreditata dalla banca. È il classico movimento in transito: esiste nella nostra contabilità, non ancora sull'estratto conto. Niente di sbagliato: i soldi arriveranno, la banca semplicemente non li ha ancora accreditati. Da solo questo incasso spiega più dell'intera differenza, ed è il motivo per cui il nostro saldo contabile è più alto di quello della banca.

Quello che la banca sa e tu non ancora

Poi ci sono i movimenti che vanno nella direzione opposta: la banca li ha già applicati, noi non li abbiamo ancora registrati. Sono 90 € di commissioni e canone trimestrale, addebitati in automatico, e un addebito SEPA da 250 € per un'utenza passato sul conto ma non ancora annotato in prima nota. Sono le voci che nella prassi sfuggono di più, perché nessuno le "decide": arrivano da sole. Insieme fanno 340 € che la banca ha già tolto e noi dobbiamo ancora contabilizzare.

Gli errori veri

Fin qui, differenze fisiologiche. Ma nella caccia salta fuori anche un errore vero: un pagamento a un fornitore da 750 € registrato in prima nota come 1.250 €. Sono 500 € di uscita in più che non sono mai usciti davvero dal conto. Va corretto nella nostra contabilità, non nell'estratto conto. Accanto agli errori di battitura, nella prassi i sospetti più frequenti sono le registrazioni duplicate (lo stesso movimento inserito due volte) e, più raramente, un errore della banca: capita, ma è l'ultima ipotesi da verificare, non la prima.

Messe in fila, le differenze quadrano. Il segno indica come ciascuna voce spinge il nostro saldo rispetto a quello della banca.

2.900 + 90 + 250 − 500 = 2.740 €. Sistemate le partite in sospeso e corretto l'errore da 500 €, il saldo contabile e il saldo della banca tornano a raccontare la stessa storia, e la fotografia della cassa è di nuovo affidabile.

Come si fa la riconciliazione bancaria: il metodo in cinque mosse

Fuor di metafora, la procedura è sempre la stessa e sta in cinque passi.

• Raccogli i due documenti: estratto conto del periodo e prima nota aggiornata alla stessa data.

• Spunta i movimenti: depenna da entrambe le parti tutto ciò che combacia per importo e data.

• Isola le partite in sospeso: movimenti in transito, addebiti non ancora registrati, incassi non ancora accreditati.

• Registra le rettifiche: inserisci in contabilità le voci che mancano e correggi gli errori di registrazione.

• Verifica la quadratura: il saldo contabile rettificato deve coincidere con quello di banca, movimenti in transito a parte.

Ogni quanto farla (e cosa succede se non la fai)

Nella prassi il minimo ragionevole è trimestrale, ma chi vuole numeri affidabili la fa ogni mese. Farla solo a fine anno è la scelta che sembra farci risparmiare tempo e invece ce ne fa perdere: dopo dodici mesi ricostruire una singola differenza diventa quasi impossibile, perché i movimenti in transito si sovrappongono e nessuno ricorda più a cosa si riferisse quell'addebito di marzo.

I rischi concreti di rimandare sono tre. Lo scadenzario diventa inaffidabile, perché risultano ancora aperte fatture in realtà già incassate. La liquidità diventa "finta": il gestionale mostra 48.350 € ma sul conto ce ne sono 45.610, e su quel numero gonfiato si rischia di prendere decisioni di spesa sbagliate. E gli errori, come il nostro 500 € di troppo, si accumulano mese dopo mese fino a pesare sul bilancio. Nessuna norma impone la riconciliazione come adempimento puntuale; nella prassi, però, è quello che tiene in piedi tutto il resto della contabilità di una SRL, dalla prima nota alla liquidazione IVA.

Come automatizzare la riconciliazione bancaria con l'open banking

La buona notizia è che gran parte di questo lavoro oggi si può togliere di mezzo. La direttiva europea PSD2 ha aperto la strada all'open banking: da settembre 2019 sono operativi gli obblighi che impongono alle banche di esporre i movimenti tramite API a soggetti terzi autorizzati. In pratica un software di riconciliazione bancaria automatica può leggere i movimenti del conto più volte al giorno, senza bisogno di esportare a mano nessun estratto conto.

Da lì il passo successivo è il matching: lo strumento abbina in automatico ogni movimento alla fattura corrispondente, comprese quelle transitate dallo SDI della fatturazione elettronica, incrociando importo, data e controparte. I fornitori di questi strumenti dichiarano indicativamente percentuali di abbinamento automatico oltre il 90%: al lavoro manuale resta solo la manciata di casi dubbi. Il tempo passa indicativamente da ore a minuti, e la nostra RiBa da 2.900 € o l'addebito SEPA da 250 € si riconoscono da soli. Computis, per fare un esempio, è tra gli strumenti che collegano il conto e le fatture per fare esattamente questo abbinamento.

La riconciliazione bancaria resta un pilastro della contabilità, ma non deve più essere la corvée del venerdì pomeriggio. La responsabile di Marmi Serena i suoi 2.740 € li ha già spiegati tutti. La prossima volta li spiegherà il software.