Prima nota: cos'è, esempi e perché (quasi) nessuno dovrebbe più farla a mano

Chiedi a dieci imprenditori cos'è la prima nota e almeno la metà ti risponderà che «è un libro che bisogna tenere per legge». Nessuna legge ti obbliga a tenerla, ma tenuta male ti costa comunque soldi. Qui sotto una settimana compilata riga per riga, e i punti in cui si sbaglia più spesso.

La prima nota non è obbligatoria per legge

Almeno non nel senso in cui si intende di solito. L'art. 2214 del codice civile obbliga l'imprenditore commerciale a tenere il libro giornale e il libro degli inventari, oltre a conservare in modo ordinato fatture e corrispondenza. La prima nota in quell'elenco non c'è: è una scrittura di lavoro, facoltativa. I piccoli imprenditori dell'art. 2083 c.c., poi, sono esclusi anche dagli obblighi principali.

Allora cos'è, esattamente. La prima nota è un registro cronologico di tutte le entrate e le uscite, di cassa e di banca, in cui annoti ogni movimento nell'ordine in cui accade. È il quaderno di brutta che precede le scritture ufficiali: da lì i dati confluiscono, di norma tramite il commercialista, nel libro giornale che invece è obbligatorio.

Facoltativa non vuol dire inutile. Nella prassi è indispensabile: senza un registro cronologico ordinato dei movimenti, il libro giornale lo costruisci a memoria, e la memoria a distanza di mesi non torna quasi mai.

Non basta segnare quanto entra e quanto esce

Sembra facile finché non provi a rileggere quello che hai scritto sei mesi dopo.

Esempio di prima nota compilata

Una settimana di una piccola società di servizi. Le ultime due colonne sono i saldi progressivi di cassa e banca, tenuti separati: si legge subito con quale mezzo è passato ogni movimento.

Le colonne che contano davvero

La descrizione conta più dell'importo. «Bonifico 305 euro» tra sei mesi non significa niente: non sai a chi, per cosa, contro quale documento. «Fornitore hosting, fatt. 88» invece si abbina da solo al documento e regge un controllo. La stessa logica vale per «spese varie», che è il modo più rapido per rendere inattendibile la propria contabilità. Ci sono poi le due colonne di saldo, cassa e banca, tenute separate invece che sommate.

Prima nota cassa e prima nota banca: perché non vanno mescolate

La prima nota cassa registra i movimenti in contanti, la prima nota banca quelli sul conto corrente, e la prima nota generale tiene insieme le due cose su colonne separate, come nella tabella qui sopra. Confonderle è l'errore che vediamo più spesso.

Se non separi i due saldi puoi ritrovarti con una cassa negativa, cioè con più contanti usciti di quanti ne siano mai entrati. È materialmente impossibile: non puoi pagare 120 euro in contanti se in cassa ce n'erano 50. In sede di controllo una cassa che va sotto zero è uno degli indizi più classici di contabilità inattendibile, perché segnala che i movimenti non sono stati registrati come sono davvero accaduti. Verificare che il saldo di cassa non scenda mai sotto zero è il controllo più semplice che puoi fare da solo.

Perché non puoi rimandarla a fine anno

Qui il calendario non aiuta. L'art. 22 del DPR 600/1973 stabilisce che le registrazioni nelle scritture cronologiche vanno eseguite non oltre sessanta giorni. Il libro giornale è una scrittura cronologica: nella maggior parte dei casi significa registrare entro 60 giorni dall'operazione. Se la prima nota è ferma, a quella scadenza ci arrivi senza i dati per compilarlo. Lo stesso vale a monte di ogni liquidazione IVA periodica, che si regge su registrazioni aggiornate e non su ricostruzioni a posteriori.

C'è poi la conservazione: l'art. 2220 c.c. impone di tenere le scritture contabili per 10 anni, e ai fini fiscali l'obbligo può estendersi oltre, finché non sono definiti gli accertamenti del periodo d'imposta corrispondente. Ricostruire dodici mesi a dicembre, tra scontrini sbiaditi e bonifici da interpretare, costa molto più tempo e produce molti più errori che tenerla aggiornata di settimana in settimana.

Sanzioni e costi: cosa si rischia davvero

Sulle sanzioni circola parecchia confusione. L'art. 9 del D.Lgs. 471/1997 prevede una sanzione da € 1.000 a € 8.000 per chi non tiene o non conserva secondo le prescrizioni le scritture contabili, ma colpisce quelle obbligatorie, non la prima nota in sé. Il rischio è indiretto ma concreto: una prima nota tenuta con irregolarità gravi, numerose e ripetute rende inattendibile il libro giornale, ed è quello a essere sanzionabile.

Sui costi vale la stessa distinzione. La bollatura del libro giornale è stata soppressa dall'art. 8 della L. 383/2001, ma restano la numerazione progressiva delle pagine e, di norma, l'imposta di bollo: € 16,00 ogni 100 pagine su carta, o ogni 2.500 registrazioni in digitale, per le società di capitali; € 32,00 con gli stessi scaglioni per imprese individuali e società di persone. Sono adempimenti del libro giornale, non della prima nota, che di per sé non paga bollo.

Quando Excel basta e quando smette di bastare

Con un conto corrente solo, poche decine di movimenti al mese e una sola persona che scrive, un foglio di calcolo fatto bene regge senza problemi.

Smette di reggere quando cambiano le grandezze in gioco:

• Più conti correnti: ogni conto aggiunge un saldo da tenere allineato, e gli errori si moltiplicano invece di sommarsi.

• Più persone che inseriscono dati: due mani sullo stesso file in momenti diversi producono righe doppie e versioni divergenti.

• Volume dei movimenti: oltre un certo numero di righe al mese la ricopiatura manuale diventa una fonte continua di refusi.

• Allineamento con l'estratto conto: è il punto più fragile di tutti, perché va fatto riga per riga.

Quando ogni movimento va confrontato a mano con l'estratto conto, la riconciliazione bancaria diventa il collo di bottiglia dell'intera contabilità, e prima o poi salta fuori una riga che non torna. Superate poi le soglie della contabilità semplificata (per il 2026 restano € 500.000 di ricavi per le prestazioni di servizi e € 800.000 per le altre attività) si passa di norma alla contabilità ordinaria, e a quel punto il foglio da solo non basta più.

Quando ha senso smettere di farla a mano

Non dipende da quale software usi: conviene automatizzare quando la prima nota può diventare un sottoprodotto del lavoro invece che un'attività a sé. Quando l'estratto conto entra da solo via open banking e i movimenti si abbinano alle fatture con la descrizione già compilata, la registrazione cronologica si popola mentre lavori, non la sera dopo cena.

È lo stesso criterio con cui lavoriamo noi in Computis sulla contabilità delle SRL, e vale identico se scegli un'altra strada: conta che i movimenti bancari arrivino in automatico, che ogni riga resti leggibile a distanza di mesi e che i due saldi non finiscano mescolati. Una prima nota che rispetta queste tre condizioni, di norma, regge un controllo senza sorprese, a prescindere da chi la tiene. Sul tuo caso specifico, come sempre su questi temi, vale la conferma del tuo commercialista.